S-RYHMÄN ASIAKASOMISTAJA- JA ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE (28.5.2024 alkaen)

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Osuuskauppojen keskuskunta SOK
PL 1, 00088 S-RYHMÄ
S-ryhmän asiakasomistajapalvelu: 010 76 5858
Käyntiosoite: Fleminginkatu 34, 00510 Helsinki
Y-tunnus 0116323–1

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme henkilötietojasi, jos kuulut johonkin seuraavista asiakasryhmistä: 

Asiakasomistajaetujen tuottamiseen käytettävät tiedot: 

Perustiedot: 

Yhteystiedot: 

Henkilökuntatiedot: 

Osuuskauppojen jäsentiedot: 

Bonusta myöntävät laskutuspartnerit: 

Asiakasomistajatalouden tiedot: 

Etujen maksutili: 

S-Etukortit, S-Pankki Private Visa -kortit: 

Tunnukset: 

Asiakasryhmät: 

Asiakkaan luokittelu- ja profilointitiedot

Tilaukset, käyttöönotetut palvelut ja palveluiden käyttöön liittyvät tiedot: 

Lupa- ja kieltotiedot eli antamasi suostumukset ja ilmoittamasi käsittelyn vastustamiset: 

Tiedot maksetusta eduista ja saaduista alennuksista: 

Tarkat ostotiedot

Asiakkaan digitaalinen jalanjälki 

Tieto kuulumisesta kohderyhmään

Verkkokauppa-asiointiin liittyvät tiedot 

Asiakaspalaute 

Suostumukseen perustuvat tutkimuskyselyvastaukset 

4. Henkilötiedon käsittelyperusteet, käyttötarkoitukset ja säilytysajat

S-ryhmän asiakasomistajajärjestelmän mahdollistaminen edellyttää, että käsittelemme asiakasomistajien ja muiden asiakasomistajatalouteen kuuluvien henkilöiden tietoja. Henkilötietoja tarvitaan esimerkiksi asiakasomistajajärjestelmään liittyvien palveluiden ja etujen tuottamiseen, asiakassuhteiden hoitamiseen, sekä osuuskauppojen jäsenluetteloiden ylläpitämiseksi. Asiakastiedon avulla pystymme myös tarjoamaan S-ryhmän asiakkaille osuvia ja heidän yksilöllisiin tarpeisiinsa mahdollisimman hyvin vastaavia palveluja ja etuja, sekä tuottamaan kohdennettua ja personoitua sisältöä ja mainontaa.

Tiettyjä palveluitamme, kuten S-käyttäjätiliä ja verkkokauppojamme, on mahdollista hyödyntää myös ilman osuuskaupan jäsenyyttä tai asiakasomistajatalouteen kuulumista. Käsittelemme tällaisten asiakkaiden tietoja esimerkiksi verkkokauppa-asioinnin tai muun asiakkaan käyttämän digitaalisen palvelun toteuttamiseen, asiakaspalautteiden käsittelyyn ja muuhun asiakassuhteen hoitamiseen.

Hyödynnämme asiakastietoja myös S-ryhmän liiketoiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä. Tässä tarkoituksessa voimme käyttää henkilötietoja esimerkiksi analysointi- ja profilointitarkoituksessa tai toteuttaaksemme mielipide- ja markkinatutkimuksia. Lisäksi voimme käsitellä henkilötietoja S-ryhmään kulloinkin kuuluvien yhteisöjen ja yhteistyökumppaneiden markkinointitarkoituksiin. S-ryhmällä tarkoitetaan osuuskauppoja ja SOK-yhtymää tytär- ja osakkuusyhtiöineen. Yhteistyökumppaneilla tarkoitetaan puolestaan bonuspartnereita ja kaupallisia yrityksiä, jotka tekevät S-ryhmän kanssa yhteistyötä, yhteismarkkinointia tai ostavat S-ryhmältä medianäkyvyyttä.

TIetojen säilytysajat vaihtelevat niiden käyttötarkoitusten mukaan. Yksittäisen tiedon säilytys jatkuu rekisterissä pisimmän tiedolle määritellyn säilytysajan loppuun, mutta tietoa käytetään kuhunkin määriteltyyn käyttötarkoitukseen vain korkeintaan niin pitkältä ajalta, kuin alla olevassa taulukossa on määritelty. Tiettyjä asiakassuhteen hoitoon liittyviä tietoja säilytämme koko asiakasomistajuuden tai asiakasomistajatalouteen kuulumisen ajan. Sen sijaan esimerkiksi tarkkoja ostotietoja säilytämme korkeintaan oston aikaisen kalenterivuoden loppuun ja sitä seuraavat 10 vuotta.

Henkilötiedot poistetaan yleensä kuuden kuukauden kuluessa asiakassuhteen päättymisestä. Joitakin tietoja säilytämme kuitenkin pidempään, kuten osuuskaupan jäsenyyteen ja osuusmaksutapahtumiin liittyviä tietoja. Näitä tietoja säilytetään rahatapahtuman kalenterivuoden loppuun ja 6 seuraavaa vuotta. Asiakassuhde voi päättyä jäsenyydestä eroamisen tai irtisanomisen johdosta tai asiakkaan jäädessä ilman asiakasomistajataloutta.

S-käyttäjätiliin liittyvät tiedot poistamme käyttäjätiliin perustuvan asiakkuuden päättyessä. S-käyttäjätilin osalta asiakkuus päättyy asiakkaan pyytäessä tilin poistoa.

Alla olevista taulukoista löydät tarkemmat tiedot siitä, mihin käyttötarkoituksiin rekisteriin kuuluvia henkilötietoja käytetään ja kuinka kauan tietoja säilytetään.

4.1 Käsittelyperuste: sopimus

Liittyessäsi osuuskaupan jäseneksi tai asiakasomistajatalouteen, hyväksyt asiakasomistajajärjestelmän säännöt. Osuuskaupan jäsenet hyväksyvät liittyessään myös osuuskaupan säännöt. Digitaalisia palveluitamme käyttävät asiakkaat puolestaan hyväksyvät palveluiden, kuten S-käyttäjätilin, Kerää ja skannaa -palvelun tai verkkokaupan ehdot.  

4.2 Käsittelyperuste: suostumus

4.3 Käsittelyperuste: oikeutettu etu

Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Olemme arvioineet oikeutettua etua sen pohjalta, että S-ryhmän toiminta on osuustoiminnallista ja olemme asiakasomistajien omistama. Koko S-ryhmän kattavaan asiakasomistajajärjestelmään liittyminen on vapaaehtoista ja avointa. S-ryhmän toiminnan tarkoitus on liiketoimintaa harjoittamalla tuottaa asiakaslähtöisiä, merkityksellisiä ja kustannustehokkaita palveluja ja etuja asiakasomistajalle, ja näin edistää asiakasomistajiemme taloudellista hyvinvointia. Ostokäyttäytymisen analysointi, asiakasprofiilien laskeminen sekä näihin liittyvä suoramarkkinointi ja sisältöjen kohdentaminen sekä mielipide- ja markkinatutkimukset ovat keskeisiä keinoja tämän tavoitteen toteuttamisessa. Huolehdimme siitä, että oikeutettuun etuun perustuva käsittely on oikeasuhteista etuihisi nähden ja vastaa kohtuullisia odotuksiasi. 

5. Tietolähteet

Saamme tietojasi S-ryhmän asiakasomistajajärjestelmään liittyessäsi solmimastasi sopimuksesta ja sinulta itseltäsi asiakassuhteen aikana puhelimitse, verkkosivujen kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla sekä palvelujen käytön kautta.  

Nimi-, osoite-, matkapuhelinnumero- ja kuolintietojen päivityksiä voidaan saada myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä. Puhelin-Robinson- ja Posti-Robinson-kieltotiedot saadaan Suomen Asiakkuusmarkkinointiliitto r.y.:ltä. Henkilökuntatieto ja tieto alennusoikeudesta saadaan S-ryhmän työntekijärekistereistä. 

Saamme S-Etukortin käyttöön ja tunnistautuneena tehtyyn asiointiin liittyvät tietosi S-ryhmän asiakasomistajajärjestelmään kuuluvilta yhteisöiltä ja S-ryhmän Bonusta myöntäviltä yhteistyökumppaneilta. Lisäksi voimme saada tietoja S-ryhmään kuuluvilta yhteisöiltä sekä asiakasomistajajärjestelmään kuuluvilta yhteistyökumppaneilta, joiden palveluihin tunnistaudutaan käyttäen S-Etukorttia tai muita sinulle annettuja tunnuksia. 

Lisäksi saamme rajatusti henkilötietoa SOK:n ja S-Pankin yhteisistä asiakkaista SOK:n ja S-Pankin yhteisrekisteristä kts. tämän selosteen kohta 12. 

6. Henkilötietojen vastaanottajat

Luovutamme verottajalle tiedot osuuskaupan jäsenelle maksetusta osuusmaksun korosta ja eronneille jäsenille maksetusta pääomanpalautuksista. Voimme myös luovuttaa tietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esim. viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. 

Luovutamme osuuskaupalle tiedot ruoan verkkokauppatilauksistasi tilaustesi toteuttamiseksi.  

Luovutamme Postille ja vastaavan kaltaiselle toimijalle, esim. PostNord, tilauksesi toimitustiedot ostamiesi tuotteiden toimittamista varten. Tietojen luovutus perustuu tuotteen hankinnan yhteydessä tehtyyn sopimukseen. 

Luovutamme suostumuksellasi tiedon asiakasomistajuudestasi S-ryhmän Bonusta myöntävälle yhteistyökumppanille. 

Voimme luovuttaa suostumuksellasi tietojasi S-ryhmän ulkopuolisille tahoille tai ulkopuolisiin tarkoituksiin, esimerkiksi tieteelliseen tutkimukseen. 

Asiakaspalautteisiin liittyviä henkilötietojasi vastaanottavat ja käsittelevät S-ryhmän sisäiset asiakaspalvelutiimit sekä tuoteasiantuntijat, jotka osallistuvat palautteesi käsittelyyn. 

Asiakasryhmittelyjäsi ja demografiatietojasi voidaan käsitellä myös yhdessä muiden SOK:n asiakasrekistereiden tietojen kanssa liiketoiminnan kehittämiseksi asiakasryhmittäin tehtävässä analytiikassa ja raportoinnissa. Näitä tietoja voidaan myös käyttää asiakaspalvelun laadun ja kohdentamisen parantamiseksi esimerkiksi varatessasi huoneen S-ryhmän Sokos Hotellista. 

Käytämme tietyissä tilanteissa alihankkijoita, jotka käsittelevät asiakastietoja toimeksiannostamme ja lukuumme. Käyttämämme alihankkijat toteuttavat lukuumme esimerkiksi IT-palveluita, kuten IT-järjestelmien ylläpitopalveluita, asiakasviestintää, markkinointi- ja asiakastutkimuskampanjoita, sekä verkkokauppojen kuljetus-/toimituspalveluita.

Lisäksi luovutamme rajatusti henkilötietoa SOK:n ja S-Pankin yhteisistä asiakkaista SOK:n ja S-Pankin yhteisrekisteriin kts. tämän selosteen kohta 12. 

7. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle palvelujen tarjoamista, teknistä ylläpitoa ja tukea varten. Voimme toteuttaa tällaisia siirtoja, jos Euroopan komissio on päättänyt, että kohdemaan tai kohdeorganisaation tietosuojan taso on riittävä, tai pystymme muutoin varmistamaan henkilötietojen suojan riittävän tason soveltuvan lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita. Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet löytyvät täältä.

Edellytämme, että alihankkijamme sitoutuvat lainsäädännön ja SOK:n asettamiin tietosuoja- ja tietoturvallisuusvaatimuksiin. 

8. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on seuraavat oikeudet: 

Voit itse tutustua sinusta S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisterissä oleviin tietoihin kirjautumalla S-käyttäjätilille osoitteessa https://s-kayttajatili.fi. S-käyttäjätilillä voit myös päivittää osaa tiedoistasi. 

Voit peruuttaa antamasi suostumuksen ja vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja suoramarkkinointia, ja siten ohjata sitä, miten käytämme henkilötietojasi. Voit tehdä näin antamalla ja poistamalla lupa- ja kieltotietoja esimerkiksi kirjautumalla S-käyttäjätilille osoitteessa https://s-kayttajatili.fi, S-mobiilissa tai saamasi sähköpostiviestin linkistä. 

Jos haluat käyttää oikeuksiasi tai saada lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä, voit myös olla yhteydessä rekisterinpitäjään lähettämällä sähköpostia osoitteella tietosuoja.asiakkuus@sok.fi. 

Sinulla on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos katsot, että rikomme soveltuvaa tietosuojasääntelyä sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä. 

9. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Asiakasomistajaksi ja S-ryhmän asiakasomistajajärjestelmään liittymisen edellytyksenä on sopimuksen syntymiseksi vaadittavien tietojen (nimi, osoite, Suomen väestökirjanpitäjän antama henkilötunnus) antaminen. Henkilötietojen antamatta jättäminen estää sopimuksen syntymisen. 

Asiakasomistajatalouteen ja S-ryhmän asiakasomistajajärjestelmään liittymisen edellytyksenä on sopimuksen syntymiseksi vaadittavien tietojen (nimi, osoite, Suomen väestökirjanpitäjän antama henkilötunnus tai syntymäaika) antaminen.  

Rekisterin tietojen perusteella tuotettavien palvelujen edellytyksenä on kunkin palvelusopimuksen syntymiseksi vaadittavien tietojen antaminen. Palvelusopimuksen syntymiseksi edellytettävät tiedot vaihtelevat palveluittain.  

10. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Emme tee rekisterin tietojen perusteella sellaista yksinomaan automaattista päätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi oikeusvaikutuksia. Jos olet ottanut käyttöön Kerää ja skannaa -palvelun, teemme palvelussa automaattista päätöksentekoa palvelun ja skannerin käyttötietojen perusteella. Analysoinnin perusteella sinut voidaan ohjata tarkastuslaskentaan kassalle. 

11. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietojasi huolellisesti käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajamme käsittelevät henkilötietojasi tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. 

S-ryhmässä suojaamme henkilötietojasi muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. 

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötietosi joutuisivat vääriin käsiin, ryhdymme viipymättä selvittämään tapahtumaa ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Tiedotamme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja sinua lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. 

12. SOK:n ja S-Pankin yhteisten asiakastietojen yhteisrekisterinpitäjyyttä koskeva tietosuoja

12.1. Yhteisrekisterin tarkoitus ja rekisteröidyt

Suomen Osuuskauppojen Keskuskunta (SOK) rekisterinpitäjänä ja S-Pankki Oyj rekisterinpitäjänä ovat tässä selosteessa kuvattujen tietojen yhteisrekisterinpitäjiä. Kerromme tässä kuvauksessa, ketkä kuuluvat tähän rekisteriin sekä tiedot, joita rekisterissä käsitellään. Kerromme myös, miten yhteisrekisterinpitäjien roolit on järjestetty suhteessa rekisteröityihin. Tämä osio täydentää SOK:n ja S-Pankin asiakasrekisterien tietosuojaselosteita.  

Yhteisrekisterin piiriin kuuluvat luonnolliset henkilöt:  

S-ryhmän ja S-Pankin yhteisenä tehtävänä on tuottaa etuja ja palveluita asiakkailleen. Yhteisrekisterin tarkoituksena on mahdollistaa näiden etujen ja palveluiden tuottaminen ja kehittäminen, jotta sinun on rekisteröitynä mahdollista hyötyä sekä kaupan että pankin asiakkuudestasi parhaalla mahdollisella tavalla. Yhteisrekisterin avulla voimme kehittää myös S-ryhmän ja S-Pankin yhteistä mobiilisovellusta S-mobiilia entistä paremmaksi palveluksi. 

Yhteisrekisterillä haluamme myös mahdollistaa, että sinun on mahdollisimman helppo ylläpitää asiakkuuteesi liittyviä tietoja sekä hallinnoida niitä suostumuksia, jotka ovat yhteisrekisterissä. 

Rekisterinpitäjinä käytämme yhteisrekisteriin kuuluvia tietoja alla kuvattuihin yhteisiin käyttötarkoituksiin. Lisäksi tietoja käytetään erikseen S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisterin ja S-Pankin asiakasrekisterin tietosuojaselosteissa määritettyihin käyttötarkoituksiin. 

12.2. Yhteisrekisterin sisältämät tietoalueet

* Henkilötietoja käsitellään myös SOK:n asiakasomistaja- ja asiakasrekisterin sekä S-Pankin asiakasrekisterin osana itsenäisesti omiin käyttötarkoituksiin.

12.3. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Luovutamme yhteisrekisteristä henkilötietoja S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin sekä S-Pankin asiakasrekisteriin yllä olevan taulukon mukaisesti. Näiden tietojen käyttötarkoituksena on muun muassa perustietojen ylläpito, S-mobiilin kehittäminen ja asiakasanalytiikka. Voimme luovuttaa rekisterin tietoja kolmansille osapuolille rekistereiden tietosuojaselosteiden mukaisesti.   

Huolehdimme tiedonsiirron lainmukaisuudesta silloin, kun asiakastietojen siirto EU/ETA-maiden ulkopuolelle on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. 

12.4. Rekisteröidyn oikeudet yhteisrekisterissä

Rekisteröitynä voit kääntyä kumman tahansa rekisterinpitäjän puoleen oikeuksiesi toteuttamiseksi yhteisten tietojen osalta. Suosittelemme kääntymään sen rekisterinpitäjän puoleen, joka on olennainen oikeuksiesi toteuttamisen kannalta. Kaupan asiakkuuteen liittyvien asioiden osalta voit kääntyä SOK:n puoleen ja pankkiasioinnin osalta S-Pankin puoleen.  

Jos henkilötiedon käsittely ei ole mielestäsi lainmukaista, sinulla on oikeus tehdä valitus tai ottaa yhteyttä valvontaviranomaisena toimivaan tietosuojavaltuutetun toimistoon. 

Voit estää mainontaa ja analytiikkaa koskevien henkilötietojesi käsittelyn käyttämällä kielto-oikeuttasi tai peruuttamalla antamasi suostumuksen. Tämän seurauksena esimerkiksi S-mobiilin sisältö saattaa olla vähemmän personoitua emmekä voi kohdentaa sinulle tiedotteita tai mainontaa parhaalla mahdollisella tavalla. 

12.5. Yhteisrekisterin osapuolten yhteystiedot

13. Rekisterin yhteyshenkilö

Jos tarvitset lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteella: tietosuoja.asiakkuus@sok.fi

---

Linkit tietosuojaselosteen kieliversioihin:

SV: Ägarkunds- och kundregister - Dataskyddsbeskrivning
EN: S Group’s co-op member and customer register - Privacy Policy
ET_ S-grupi ühistuliikmete ja klientide register - Andmekaitsetingimused