S-GRUPPENS ÄGARKUNDS- OCH KUNDREGISTER - DATASKYDDSBESKRIVNING (från 28.5.2024) 

1. Personuppgiftsansvarig 

Centrallaget för Handelslagen i Finland SOK 
PB 1, 00088 S-gruppen 
S-gruppens ägarkundstjänst: 010 76 5859 
Besöksadress: Flemingsgatan 34, 00510 Helsingfors 
FO-nummer 0116323–1 

2. Dataskyddsombudets kontaktuppgifter 

tietosuojavastaava@sok.fi

3. Personuppgifter som behandlas 

Vi behandlar dina personuppgifter om du hör till någon av följande kundgrupper:  

Uppgifter som används för att producera ägarkundsförmåner:  

Grundläggande uppgifter:  

Kontaktuppgifter:  

Personaluppgifter:  

Uppgifter om medlemskap i handelslag:  

Faktureringspartner som ger Bonus:  

Uppgifter om ägarkundshushåll:  

Utbetalningskonto för förmåner:  

S-Förmånskort, S-Banken Private Visa-kort:  

Koder:  

Kundgrupper:  

Kundens kategoriserings- och profileringsuppgifter:  

Beställningar, aktiverade tjänster och uppgifter om användningen av tjänsterna:  

Uppgifter om tillstånd och förbud, det vill säga samtycken till och motsättanden av behandling  

Uppgifter om utbetalade förmåner och rabatter:  

Exakta köpuppgifter 

Kundens digitala fotavtryck  

Uppgift om huruvida personen hör till en målgrupp 

Uppgifter om handel i webbutiker  

Kundrespons  

Svar på undersökningsenkäter baserade på samtycke  

4. Grunder för behandling av personuppgifter, ändamål för användning av personuppgifter och lagringstider för personuppgifter

För att möjliggöra S-gruppens ägarkundssystem förutsätts att vi behandlar uppgifter om ägarkunderna och om andra personer som ingår i ett ägarkundshushåll. Personuppgifter behövs till exempel för att producera tjänster och förmåner i anknytning till ägarkundssystemet, hantera kundrelationer och upprätthålla medlemsförteckningar i handelslagen. Med hjälp av kunduppgifter kan vi också erbjuda S-gruppens kunder anpassade tjänster och förmåner som tillgodoser deras individuella behov så bra som möjligt samt producera riktat och personaliserat innehåll och reklam. 

Vissa av våra tjänster, som S-användarkontot och våra webbutiker, kan även användas utan medlemskap i ett handelslag eller i ett ägarkundshushåll. Uppgifter om dessa kunder behandlar vi till exempel för att möjliggöra handel i webbutiker eller någon annan digital tjänst som kunden använder, behandling av kundrespons och övrig hantering av kundrelationer. 

Vi använder kunduppgifter även vid planering och utveckling av S-gruppens affärsverksamhet. För detta ändamål kan vi använda personuppgifter till exempel i analys- eller profileringssyfte eller för att genomföra opinions- eller marknadsundersökningar. Dessutom kan vi behandla personuppgifter för marknadsföringssyften hos sammanslutningar som ingår i S-gruppen och hos samarbetspartner. S-gruppen avser handelslagen och SOK-koncernen med dotter- och andelsbolag. Samarbetspartner avser bonuspartner eller kommersiella företag som har ett samarbete eller gemensam marknadsföring med S-gruppen eller köper mediesynlighet av S-gruppen. 

Lagringstiden för uppgifterna varierar beroende på deras ändamål. Lagringen av en enskild uppgift fortsätter fram till slutet av den längsta lagringstid för uppgiften som fastställts för uppgiften, men uppgiften används för respektive definierade ändamål endast högst så länge som fastställs i tabellen nedan. Vissa uppgifter för hantering av kundrelationer lagrar vi under hela ägarkundsrelationen eller tillhörigheten till ett ägarkundshushåll. Däremot lagrar vi till exempel exakta adressuppgifter högst fram till slutet av kalenderåret under vilket köpet görs och de följande 10 åren. 

Personuppgifter raderas vanligen inom sex månader efter att en kundrelation har upphört. Vissa uppgifter lagrar vi dock längre, som uppgifter gällande medlemskap i ett handelslag och uppgifter om insatsbetalningar. Dessa uppgifter lagras fram till slutet av kalenderåret under vilket penningtransaktionen görs och de följande 6 åren. En kundrelation kan upphöra till följd av att en kund säger upp eller blir uppsagd från medlemskapet eller kunden blir utan ägarkundshushåll. 

Uppgifter om S-användarkontot raderar vi när den kundrelation som användarkontot grundar sig på upphör. I fråga om S-användarkontot upphör kundrelationen när kunden ber om att kontot ska raderas. 

I tabellerna nedan finns detaljerade uppgifter om för vilka ändamål personuppgifter i registret används och hur länge uppgifterna lagras. 

4.1. Grund för behandling: avtal 

När du blir medlem i ett handelslag eller i ett ägarkundhushåll godkänner du reglerna för ägarkundssystemet. Medlemmar i ett handelslag godkänner även handelslagets stadgar när de blir medlemmar. Kunder som använder våra digitala tjänster godkänner i sin tur villkoren för tjänsterna, som S-användarkonto, Plocka och skanna eller webbutikerna.   

4.2. Grund för behandling: samtycke 

4.3. Grund för behandling: berättigat intresse 

Beskrivning av den personuppgiftsansvariges berättigade intresse 

Vi har bedömt det berättigade intresset utifrån att S-gruppens verksamhet är kooperativ och att vi ägs av ägarkunderna. Det är frivilligt och öppet att ansluta sig till ägarkundssystemet som omfattar hela S-gruppen. Syftet med S-gruppens verksamhet är att genom affärsverksamhet producera kundorienterade, betydelsefulla och kostnadseffektiva tjänster och förmåner för ägarkunderna, och på så sätt främja ägarkundernas ekonomiska välfärd. Analys av köpbeteende, beräkning av kundprofiler samt därtill hörande direktmarknadsföring och inriktning av innehåll samt opinions- och marknadsundersökningar är centrala metoder för att uppnå detta mål. Vi ser till att behandlingen med stöd av berättigat intresse är proportionell mot dina fördelar och motsvarar dina skäliga förväntningar.  

4.4. Grund för behandling: rättslig förpliktelse 

5. Uppgiftskällor 

Vi får dina uppgifter från det avtal som du ingår när du ansluter dig till S-gruppens ägarkundssystem och av dig själv under kundrelationen per telefon, via webbplatser, per e-post eller på motsvarande sätt samt när du använder tjänster.   

Uppdateringar av uppgifter om namn, adresser, mobiltelefonnummer och dödsfall kan även fås av myndigheter och företag som tillhandahåller uppdateringstjänster. Uppgifter om förbud i Puhelin-Robinson och Posti-Robinson fås av Suomen Asiakkuusmarkkinointiliitto r.y. Personaluppgift och uppgift om rätt till rabatt hämtas från S-gruppens register över anställda.  

Vi får dina uppgifter om din användning av S-Förmånskortet och ärenden som du har uträttat inloggad från de sammanslutningar som ingår i S-gruppens ägarkundssystem och av de samarbetspartner som beviljar S-gruppens Bonus. Dessutom kan vi få uppgifter från sammanslutningar som ingår i S-gruppen samt av samarbetspartner som ingår i ägarkundssystemet och vars tjänster du identifierar dig i med S-förmånskortet eller andra koder som getts till dig.  

Dessutom får vi i begränsad omfattning personuppgifter om SOK:s och S-Bankens gemensamma kunder från SOK:s och S-Bankens gemensamma register, se punkt 12 i denna beskrivning.  

6. Mottagare av personuppgifter 

Till skattemyndigheterna lämnar vi ut uppgifter om ränta på insatsen som betalats till en medlem i handelslaget och uppgifter om kapitalåterbäringar till medlemmar som utträtt. Vi kan också lämna ut uppgifter inom ramen för vad den gällande lagstiftningen tillåter och förutsätter, t.ex. som svar på myndigheternas begäran om uppgifter.  

Till handelslaget lämnar vi ut uppgifter om dina beställningar i matbutiken på nätet för att dina beställningar ska kunna genomföras.   

Vi lämnar uppgifter om leverans av din beställning till Posti och motsvarande aktörer, t.ex. PostNord, för leverans av de produkter som du har beställt. Utlämnande av uppgifter bygger på ett avtal som har ingåtts vid köp av en produkt.  

Med ditt samtycke lämnar vi ut uppgift om din ägarkundsrelation till samarbetspartner som beviljar S-gruppens Bonus.  

Med ditt samtycke kan vi lämna ut dina uppgifter till parter utanför S-gruppen eller för externa ändamål, till exempel vetenskaplig forskning.  

Dina personuppgifter som är förknippade med kundrespons tas emot och behandlas av S-gruppens interna kundserviceteam samt produktexperter som deltar i behandlingen av responsen.  

Din kundgruppering och dina demografiska uppgifter kan också behandlas tillsammans med uppgifter i andra SOK-kundregister i den analys och rapportering som görs per kundgrupp för att utveckla affärsverksamheten. Dessa uppgifter kan också användas för att förbättra kvaliteten på och inriktningen av kundservicen till exempel när du bokar ett rum på S-gruppens Sokos Hotell.  

I vissa situationer anlitar vi underleverantörer som behandlar kunduppgifter på uppdrag av oss och för vår räkning. De underleverantörer vi anlitar genomför exempelvis IT-tjänster, som underhåll av IT-system, kundkommunikation, marknadsförings- och kundundersökningskampanjer samt transport-/leveranstjänster i webbutiker. 

Dessutom lämnar vi i begränsad omfattning ut personuppgifter om SOK:s och S-Bankens gemensamma kunder till SOK:s och S-Bankens gemensamma register, se punkt 12 i denna beskrivning.  

7. Överföring av personuppgifter till tredjeländer eller till en internationell organisation samt tillämpade skyddsgarantier 

Vi anlitar underleverantörer för behandling av personuppgifter och personuppgifter överförs begränsat utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) för att tillhandahålla tjänster, utföra tekniskt underhåll och erbjuda support. Vi kan utföra sådana överföringar om Europeiska kommissionen har beslutat att nivån på mottagarlandets eller mottagarorganisationens dataskydd är tillräcklig eller vi annars kan säkerställa den tillräckliga nivån på personuppgifternas skydd i enlighet med den tillämpliga lagstiftningen till exempel genom att använda de standardavtalsklausuler som Europeiska kommissionen godkänt. Standardavtalsklausulerna som Europeiska kommissionen har godkänt finns här. 

Vi förutsätter att våra underleverantörer förbinder sig till de dataskydds- och datasäkerhetskrav som lagstiftningen och SOK ställer.  

8. Den registrerades rättigheter 

Du har följande rättigheter:  

Du kan själv ta del av de uppgifter som har lagrats om dig i S-gruppens ägarkunds- och kundregister genom att logga in på S-användarkontot på https://s-anvandarkonto.fi. På S-användarkontot kan du också uppdatera vissa av dina uppgifter.  

Du kan återta ett givet samtycke och motsätta dig behandling och direktmarknadsföring som baseras på berättigat intresse och på det sättet styra hur vi använder dina personuppgifter. Detta kan du göra genom att ge och återkalla tillstånd och förbud till exempel genom att logga in på S-användarkontot på https://s-anvandarkonto.fi, i S-mobil eller den länk du får i e-postmeddelanden.  

Om du vill utöva dina rättigheter eller få mer information om behandlingen av dina personuppgifter kan du också kontakta den personuppgiftsansvarige genom att skicka e-post till tietosuoja.asiakkuus@sok.fi.  

Du har också rätt att lämna in en klagan hos tillsynsmyndigheten om du anser att vi bryter mot tillämplig dataskyddsreglering i behandlingen av dina personuppgifter. 

9. Följder av att personuppgift inte lämnas vid avtal 

En förutsättning för att bli ägarkund och ansluta sig till S-gruppens ägarkundssystem är att de uppgifter som krävs för ingående av avtal (namn, adress, en av Finlands folkbokföring given personbeteckning eller födelsedatum) lämnas. Om personuppgifter inte lämnas kan ett avtal inte ingås.  

En förutsättning för anslutning till ett ägarkundshushåll och S-gruppens ägarkundssystem är att de uppgifter som krävs för ingående av avtal (namn, adress, en av Finlands folkbokföring given personbeteckning eller födelsedatum) lämnas.   

En förutsättning för de tjänster som produceras utifrån uppgifterna i registret är att de uppgifter som är nödvändiga för ingående av varje serviceavtal lämnas. Uppgifterna som krävs för ingående av ett serviceavtal varierar enligt tjänst.   

10. Uppgifter som är betydelsefulla för automatiserat beslutsfattande eller profilering 

Vi använder inte uppgifterna i registret som grund för automatiskt beslutsfattande eller profilering, som skulle ha rättsliga effekter för dig. Om du har aktiverat tjänsten Plocka och skanna genomför vi automatiskt beslutsfattande i tjänsten utgående från uppgifter om användningen av tjänsten och skannern. Du kan hänvisas till en kontrollräkning till kassan utgående från analysen.  

11. Följder av behandling av personuppgifter och allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder 

Vi skyddar dina personuppgifter omsorgsfullt med adekvata dataskydds- och datasäkerhetsmetoder. Våra systemleverantörer behandlar personuppgifterna i datasäkra serverutrymmen. Åtkomsten till personuppgifterna är begränsad och personalen har tystnadsplikt.  

I S-gruppen skyddar vi dina personuppgifter bland annat genom proaktiv riskhantering och säkerhetsplanering, metoder för att skydda datakommunikationen och genom att använda säkra utrymmen för utrustningen, åtkomstkontroll och säkerhetssystem. Fysiska dokument som innehåller personuppgifter förvaras efter den initiala behandlingen i låsta och brandsäkra förvaringsutrymmen. Beviljande och uppföljning av användarbehörigheter sker kontrollerat. Vi utbildar regelbundet vår personal som deltar i behandlingen av personuppgifter och ser till att även personalen hos våra samarbetspartner förstår att personuppgifter är konfidentiella och att det är viktigt att de behandlas på ett säkert sätt. Vi väljer våra underleverantörer med omsorg. Vi uppdaterar kontinuerligt vår interna praxis och våra anvisningar.  

Om dina personuppgifter trots alla våra säkerhetsåtgärder hamnar i orätta händer, börjar vi genast utreda det skedda och strävar efter att förhindra skador. Vi informerar behöriga myndigheter och de registrerade om personuppgiftsincidenter i enlighet med kraven i lagstiftningen.  

12. Dataskydd gällande det gemensamma personuppgiftsansvaret för SOK:s och S-Bankens gemensamma kunduppgifter 

12.1. Det gemensamma registrets syfte och registrerade 

Centrallaget för Handelslagen i Finland (SOK) som personuppgiftsansvarig och S-Banken Abp som personuppgiftsansvarig är gemensamma personuppgiftsansvariga för de uppgifter som presenteras i denna beskrivning. I denna beskrivning anger vi vilka som ingår i det gemensamma registret samt vilka uppgifter som behandlas i registret. Vi ger också information om hur de gemensamma personuppgiftsansvarigas roller har organiserats i förhållande till de registrerade. Detta avsnitt kompletterar dataskyddsbeskrivningarna för SOK:s och S-Bankens kundregister.   

Fysiska personer som omfattas av det gemensamma registret:   

S-gruppens och S-Bankens gemensamma uppgift är att producera förmåner och tjänster för sina kunder. Syftet med det gemensamma registret är att göra det möjligt att producera och utveckla dessa förmåner och tjänster så att du som registrerad på bästa möjliga sätt kan dra nytta av din kundrelation inom både butiksverksamheten och bankverksamheten. Med hjälp av det gemensamma registret kan vi också utveckla S-gruppens och S-Bankens gemensamma mobilapp S-mobil ytterligare.  

Med det gemensamma registret vill vi också se till att det är så enkelt som möjligt för dig att upprätthålla uppgifter gällande din kundrelation och hantera samtycken som finns i det gemensamma registret.  

Som personuppgiftsansvariga använder vi uppgifter som ingår i det gemensamma registret för de gemensamma ändamål som beskrivs nedan. Dessutom används uppgifterna separat för de ändamål som anges i dataskyddsbeskrivningarna för S-gruppens ägarkunds- och kundregister och S-Bankens kundregister.  

12.2. Informationsområden som ingår i det gemensamma registret 

* Personuppgifter behandlas också självständigt för egna ändamål som en del av SOK:s ägarkunds- och kundregister samt S-Bankens kundregister. 

12.3. Mottagare och mottagargrupper av personuppgifter 

Vi lämnar ut personuppgifter ur det gemensamma registret till S-gruppens ägarkunds- och kundregister samt till S-Bankens kundregister enligt tabellen ovan. Ändamålet med dessa uppgifter är bland annat att upprätthålla grundläggande uppgifter och utveckla S-mobil samt kundanalys. Vi kan lämna ut uppgifter ur registret till tredje parter i enlighet med dataskyddsbeskrivningarna för registren.    

Vi sörjer för att dataöverföringen är laglig när överföring av kunduppgifter utanför EU/EES är nödvändig för det tekniska genomförandet av behandlingen av personuppgifter.  

12.4. Den registrerades rättigheter i det gemensamma registret 

Som registrerad kan du vända dig till vilken personuppgiftsansvarig som helst för att utöva dina rättigheter i fråga om de gemensamma uppgifterna. Vi rekommenderar att du vänder dig till den personuppgiftsansvarige som är relevant med tanke på genomförandet av dina rättigheter. När det gäller kundrelationen i butiksverksamheten kan du vända dig till SOK och när det gäller bankärenden till S-Banken.   

Om du anser att behandlingen av personuppgifter inte är laglig, har du rätt att inge klagomål till eller kontakta dataombudsmannens byrå som är tillsynsmyndighet.  

Du kan förhindra behandling av dina personuppgifter gällande reklam och analys genom att använda din förbudsrätt eller återkalla ditt samtycke. Till följd av detta kan exempelvis innehållet i S-mobil vara mindre personaliserat och vi kan inte rikta meddelanden eller reklam till dig på optimalt sätt.

12.5. Kontaktuppgifter till parterna i det gemensamma registret 

13. Kontaktperson för registret 

Om du behöver mer information om behandlingen av personuppgifter kan du kontakta oss per e-post på: tietosuoja.asiakkuus@sok.fi 

---

Länkar till språkversioner av dataskyddsbeskrivningen: 

SV: Ägarkunds- och kundregister - Dataskyddsbeskrivning
EN: S Group’s co-op member and customer register - Privacy Policy
ET_ S-grupi ühistuliikmete ja klientide register - Andmekaitsetingimused